Chat-Software: Skype vs Skype for Business (Microsoft)

Kommunikation ausserhalb von Outlook – Microsoft bietet mit Skype und Skype for Business (dem ehemaligen Lync) gleich zwei Programme an. Was ist der Unterschied?

Skype (Skype Desktop) ist für Privatpersonen oder kleine Unternehmen gedacht – bis zu 20 Nutzer. Die Gratis-Software bietet viel, Telefonie, Audio-/Videoanrufe, Bildschirmübernahme (Desktop-Konferenzen). Sie ersetzt aber kein Festnetz, denn eine Notruf-Funktion gibt es nicht.

Skype for Buisness (kostenpflichtig) ist für größere Firmen gedacht und auch Bestandteil von Office 365. Innerhalb der gleichen Organisation sind Konferenzen mit geteilten PowerPoint-Präsentationen etc. möglich.

Geschäftsnummern sind integriert, externe Kontakt lassen sich hinzufügen, und die Sicherheit der Daten ist höher.

Hier finden Sie eine gute Übersicht:

 

Office 365 – neueste Version garantiert

Immer up to date mit Office 365 – keine Programmversionen mehr

Microsoft Office 365 läuft offline, aber auch in der Cloud – beides ist möglich. Anwendungen und Apps laufen, wenn Sie mögen, auch ohne Onlineverbindung.

Die normalen Apps, das herkömmliche Word, Excel oder PowerPoint 2016, können Sie auf jedem Rechner benutzen – mit beliebigem Betriebssystem wie MacOS, Linux, Windows oder auch mobil auf Ihrem Smartphone.

Achtung – Support für Office 2007 endet im Oktober 2017!

Microsoft liefert zehn Jahre lang Support für Produkte – für Office 2007 endet er im Oktober 2017. Und danach? Viele Benutzer dürften auf Office umsteigen  – genauer gesagt auf die neue Office 365-Version.

Als digital immigrant aus dem letzten Jahrtausend bin ich mit Office aufgewachsen. Word für die Texte, Excel für Zahlen, Rechnen und Listen, PowerPoint fürs Präsentieren, Outlook für E-Mails, Termine und Kontakte – und eventuell noch Access als Datenbankprogramm.

Neues Office 365 – Besonderheiten

Betriebssystem? Egal

Microsoft Windows war lange das ‚naturgegebene‘ Betriebssystem für die Office-Programme. Das neue Office 365 unterstützt alle Plattformen und alle Geräte – mobil, auf dem Laptop und stationör.

Es gibt Office-Versionen für jede Plattform, auch für MacOS und Linux. Auf der Office 365-Oberfläche wählen Sie einfach aus, welche Version Sie installieren wollen.

Quelle: Microsoft Office 365-Oberfläche
Quelle: Microsoft Office 365-Oberfläche

Programme aus der Cloud – nie mehr Installations-CDs suchen

Office 365 kommt aus der Cloud. Auf der Office 365-Plattform stellt Microsoft die Programme zur Installation bereit. Und wenn Sie unterwegs sind, können Sie Office auch benutzen: Ohne Installation als Cloud-Anwendung nutzen Sie Office einfach direkt über die Browser-Oberfläche als Word Online, Excel, OneNote- oder PowerPoint Online.

Office-Anbindung in der Cloud – nutzen ohne installieren

Über die Cloud-Anbindung stehen Ihnen als Office 365-Nutzer die Programme direkt im Browser zur Verfügung – egal auf welchem Gerät.

Dazu haben Sie per mitgeliefertem OneDrive jederzeit  Zugriff auf Ihre dort gespeicherten Daten – wirklich von überall, wo es Internet gibt. Die Zusammenarbeit mit anderen Personen ist sogar über die neue Freigabe in Echtzeit möglich.

Microsoft bietet eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zur Absicherung. Das heißt, bei ‚fremden‘ Geräten melden Sie sich in einem zweistufigen Verfahren an – und das ist vergleichsweise sicher.

Unterschiedliche Versionen – Web-App oder Desktop? Firma oder privat?

Es gibt unterschiedliche Office365-Pakete für Firmen und Privatanwender. Mit Office arbeiten Sie nicht nur im Web, sondern auch als Desktop-Version, heruntergeladen von der Office365-Oberfläche und auf Ihrem Gerät installiert. Ein riesiger Vorteil, wenn Sie das Gerät wechseln oder mehrere Geräte nutzen – sie haben meinst zwei bis fünf Installationslizenzen inklusive. Die Geräte, auf denen das Office-Paket installiert ist, sehen Sie online auf der Office365-Verwaltungsoberfläche. Wenn die Lizenzen alle verbraucht sind oder Sie ein Gerät wechseln, entfernen Sie einfach die Lizenz des alten Gerätes und installieren das freigewordene Office-Paket auf dem neuen Gerät ganz ohne Stress in der passenden Version.

Unterschiede offline-online

Die installierten Desktop-Versionen sind deutlich leistungsfähiger als die Online-Apps. Für anspruchsvollere Aufgaben sind sie unerlässlich. Die Web-Apps reichen für die meisten Standardaufgaben problemlos aus.

Immer frisch, neu, aktuell: das Office365-Abo

Mit SaaS (Software as a Service) können Sie das Office365-Paket als Abonnement mieten. Sie gehen damit sicher, immer die neueste, jeweils aktuelle Version zu verwenden. Über Updates im Hintergrund hält Microsoft auch die installierten Desktop-Varianten auf dem neuesten Stand. Großer Vorteil: Auch wenn Sie offline sind, können Sie einfach weiterarbeiten, wenn es einmal keinen Internetzugang gibt.

Die MS-Teams-App
Quelle: Microsoft-Office365-Oberfläche

Teamarbeit vereinfacht

Office365 steht für Cloud-Anbindung und zentrales Arbeiten mehrerer Menschen auf einer Oberfläche. Die Kommunikation ist viel mehr im Mittelpunkt – und ganz besonders die Zusammenarbeit in (virtuellen) Teams, egal von welchem Ort der Erde aus.

MS-Teams-App Oberfläche
MS-Teams-App Oberfläche, Quelle: Microsoft-Office365

Microsoft geht sogar einen Schritt weiter und entwickelt neue Apps wie MS Teams, mit der jeden Team seine eigene Arbeitswelt kreieren und nutzen kann.

Das macht die Zusammenarbeit viel interessanter und vielschichtiger als Basis des gemeinsamen Arbeitens an Dokumenten im gemeinsamen Speicherort (Cloud) und erhöht die Deutlichkeit und das schnelle Erkennen von Veränderungen, zum Beispiel von Korrekturen oder neu hinzugekommenen Informationen.

Speicherort Cloud als Risiko?

Achtung – gemeinsamer Speicherort bringt Transparenz! Ein klarer, teamorientierter Arbeitsstil ist nötig, Silodenken war gestern. Und wer Sicherheitsbedenken hat, zum Beispiel wegen sensibler Unternehmensdaten, kenn heute gegen Aufpreis auch die Daten in einer deutschen Cloud speichern, im Standort Deutschland, und von den strengeren deutschen Datenschutzbestimmungen profitieren.

Schadprogramme! Mehr Sicherheit durch Updates

Wannacry oder NotPetya sind nur die letzten einer ganzen Reihe von Schadprogrammen, die mit Melissa oder dem I-Love-You-Virus traurige Berühmtheit erlangt haben.

Ist auch das Office-Paket betroffen? Ja, denn jedes Schadprogramm nutzt Sicherheitslücken, um den Rechner oder das mobile Gerät zu befallen. Die Microsoft-Updates helfen, bislang unbekannte Lecks in Betriebssystem und auch den Office-Programmen zu beheben, ohne dass sich der Benutzer darum kümmern muss. Updates beugen wie eine Impfung dem Schaden vor.

Deshalb sind regelmäßig eingespielte Updates so wichtig. Denn jede gestopfte Sicherheitslücke bedeutet ein Risiko weniger. Verzichten Sie nicht aufs Updaten! Immer neue Sicherheitslücken werden bekannt und zum Einfalltor für Cyberattacken. Sie machen bereits mehr als die Hälfte aller Risiken aus!

Denken Sie daran – der Support für Office 2007 endet im Oktober! Sparen Sie nicht an Ihrem wichtigsten Arbeitsgerät, nur weil es digital ist.

Zudem werden alte Software und alte Betriebsssyteme nicht mehr von Microsoft unterstützt – bei Wannacry war der Schaden so groß, dass Microsoft ausnahmsweise ein Update sogar für das in IT-Maßstäben uralte Betriebssystem Windowt NT zur Verfügung gestellt hat.

Immer up to date

Steigen Sie um auf Office365. Mit der Cloud-Lösung haben Sie immer die neueste Office-Version und zudem auch die Web-Versionen verfügbar. Die garantierten Updates bieten bestmögliche Sicherheit, denn es gibt während des Abos kein Support-Ende für Office365.

Programmversionen? Abgeschafft

Mit Office 365 hat Microsoft übrigens auch die Versionsnummern von Office abgeschafft: Als Cloud-Lösung ist Office immer auf dem neusten Stand und hat keine Versionen mehr. Microsoft sorgt für die stets aktuelle Cloud-Oberfläche, und die Updates auf den lokalen Geräten sorgen bei den dort installierten Desktop-Apps für Sicherheit – in Unternehmen mit Hilfe der internen IT.

Und noch einen Vorteil gibt es – erinnern Sie sich an den x-Konflikt (xls-xlsx, doc-docx und so weiter? Office-Konverter und unleserliche Alt-Dateien? Solch inkompatible Office-Dateien gibt es ab sofort nicht mehr! Zudem entfällt das lästige Umsteigen von einer Version auf die nächste – die kleinen Änderungen, die Microsoft nach und nach vornimmt, fallen Ihnen als Benutzer gar nicht auf. Und Ihr Wissen bleibt stets aktuell!

 

https://www.youtube.com/watch?time_continue=25&v=weoLGhtELB0

Mein Office 2016-Büchle (KnowWare-Verlag)

Kerstin Armbrust-Krinn