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Willkommen

Hallo! Ich bin Kerstin Armbrust-Krinn, externe Datenschutzbeauftragte und Digital Working Coach an der Schnittstelle BüroMensch-Computer, Fachfrau für sicheres, effektives und effizientes digitales Arbeiten und Kommunizieren.

In meinem Blog schreibe ich über Wichtiges zum Datenschutz und meine digitale Arbeitswelt.

Die wichtigsten Begriffe, die neuesten Trends, Wichtiges wie Sicherheit (Datensicherheit, Datenschutz), Nützliches zu gängigen Programmen wie Ofifce 365, Excel, PowerPoint und OneNote – hier finden Sie immer wieder Neues und Wissenswertes.

Kurz, knapp und knackig erkäre ich Begriffe aus der digitalen Welt.

Viel Spaß beim Lesen!

Kerstin Armbrust-Krinn

Chaotische Ordnung – so geht’s!

Was ist eine chaotische Ordnung?

Für mich DAS geniale Ordnungs-Systeme, mit dem es bei mir endlich bestens funktioniert hat!

Ich erkläre es an einem Beispiel:

Stellen Sie sich einen Computer vor: Er teilt die Bits und Bytes seiner Dateien auf und steckt sie an den Platz seiner Festplatte, wo gerade frei ist. Im Laufe der Zeit werden die freien Plätze immer spärlicher, und der Computer wird langsamer. Dann sollten Sie die Festplatte defragmentieren. Das ist der Vorgang, bei dem der Computer dann die Festplatte aufräumt und Datei neben Datei vollständig und schön abspeichert. Bis das Chaos von vorne beginnt….

Ich mache das im Prinzip genauso:

Nehmen Sie eine Tabelle – der Einfachheit halber nutze ich hier Excel. Mit Excel kann ich nämlich die Tabelle immer schnell und einfach durchsuchen (Strg + F). Und darauf kommt es mir an!

Die Tabelle könnte so aussehen:

 

Laufd.Nr Ordnungsmittel Thema Titel Detail Jahr Hrsg / ISBN / Key-Code

 

Und wozu das Ganze?

Nehmen wir eine CD-Sammlung:

Unter der laufenden Nummer gebe ich eine Nummer ein. Die gleiche Nummer kommt auf eine CD-Hülle. Das Ordnungsmittel ist dann „CD“, könnte aber auch Musik-CD, DVD oder Selbstgebrannt etc. sein.

 

Lfd.Nr Ordnungsmittel Thema Titel Detail Jahr Hrsg
142 Musik-CD Pop The Visitors Abba 1981

 

Das Thema wäre Film, Spiel, Software, Musik oder ähnliches. Der Trick ist, dass ich im Excel hier mit Autofilter später nach dem Thema sortieren kann. (In die Tabelle klicken und dann im Excel auf Daten – Filter klicken, fertig).

Der Titel der CD kommt in die nächste Spalte, zum Beispiel ‚Kill Bill 1‘.

Entsprechend tragen Sie bei den Details und dem Jahr Ihre Infos ein.

Die letzte Spalte ist praktisch für ISBN-Nummern, bei Software-CD’s den Produkt-Installationscode oder ähnliches. Für Bücher lohnt sich eine Extraspalte „Herausgeber“ für Verlage. Danach können Sie dann besser suchen.

Ja, und dann – abspeichern nicht vergessen!

 

Ich nutze einen IKEA-Behälter für meine rund 200 CD’s und finde in meiner Excel-Tabelle alles sofort wieder.

 

Weitere Einsätze

Für Zeitschriften und kleine A4-Booklets nehme ich gerne Stehsammler. In meinem Regal stehen 21 hölzerne Stehsammler. Sie haben Nummern (die stehen auch in der Tabelle bei den Ordnungsmitteln, zum Beispiel „Box 2“, und auf jedem Stehsammler habe ich zusätzlich das Thema mit einem Labeldrucker gedruckt und aufgeklebt. So kann ich ohne die Excel-Tabelle gleich nach Thema suchen und in der Excel-Tabelle nach dem einzelnen Wort oder nach Thema und so weiter.

Es funktioniert genial! Nur ist es eben wichtig, nach dem Benutzen das Buch / die CD wieder ordentlich einzuräumen! Sonst nützt die ganze Ordnung nichts.

 

Aktuell halten

Das wichtige in jeder Ordnungstabelle ist: Sie muss aktuell sein. Kommen wir mal zurück zu unserer CD-Sammlung. Ich sortiere Abba aus (CD 142) und ersetze sie durch eine schöne Rolling-Stones-CD.

Also nehme ich die Abba-CD aus dem Archiv, belege die CD-Hülle 142 mit der Stones-CD, und ändere die Daten entsprechend in der Excel-Tabelle – fertig!

 

Lfd.Nr Ordnungsmittel Thema Titel Detail Jahr Hrsg
142 Musik-CD Rock Shine A Light Rolling Stones 2008

 

Insgesamt

Superpraktisch an der chaotischen Ordnung finde ich, dass ich jederzeit irgendwo anfangen kann, meine vielen einzelnen Ordner, Bücher, CDs, Matchboxautos oder Sammlerobjekte zu katalogisieren und in die Tabelle aufzunehmen. Genau die richtige Sache für verregnete Endwinterabende oder graue Sonntagnachmittage! Es ist einfach toll, dann alles schnell wiederzufinden.

Denken Sie an die Tastenkombination [Strg + F] beim Suchen im Excel! Oder fragen Sie mich…

Ihre

Kerstin Armbrust-Krinn

XNView – Gratis-Grafiken – und Bilddatenbank – bester Bildbetrachter auf dem Markt

XNView (xnview.de) ist ein digitaler Bildbetrachter-/bearbeiter/verwalter, der auch Schlagworte und Kommentare für Bilder bietet, Webseiten mit Vorschaubildern erzeugt, eine One-Klick-Diaschau liefert, 400 Bildformate beherrscht, sogar Video und Audio (!).

XNView ist meiner Meinung nach der beste Bildbetrachter auf dem Markt.

Kennen Sie eine Diaschau, in der neben Fotos auch Videos laufen, die mit Ton abgespielt werden, und dann kommt wieder das nächste Foto – einfach Einfach ein tolles Programm.
“Natürlich” kanne es auch Bilder zuschneiden, Wasserzeichen auf Bilder setzen, Morphing-Effekte erzeugen und sogar Videos erstellen. Rote Augen und gleichzeitiges Umbenennen von 500 Bildern (durchnummeriert!!!) sind dagegen nur noch ein Klacks – das kann XNView auch.

Vorhandene Software sollte man richtig nutzen, statt immer neuer zu kaufen, die dann im digitalen Regal verstaubt! Für die Schulung habe ich deshalb eine Schulungsunterlage  “XNView und Grafiken in MS Office – einfach praktisch!” erstellt.

XNView ist einfach ein tolles Programm – ich bin davon immer wieder sehr angetan. Sie können es sich zum Beispiel bei chip.de herunterladen.

Bei vielen großen Unternehmen ist das Programm auf jedem Rechner – aber irgendwie nutzt es niemand richtig.
Ich habe zu XNView mein Benutzer-Buch geschrieben, damit ich für mich meine vielen Fotos einfach von der Kamera laden und dann in einem Rutsch fertig bearbeiten und ablegen kann.

Ich bin nach wie vor begeistert….
Kerstin Armbrust-Krinn

Windows 10 – gratis-Fernwartung ohne Stress – das Tool ist schon auf Ihrem PC!

Über die Windows 10 ‚Remotehilfe‘ (im Suchfeld des Startmenüs wählbar)

Funktioniert Ihr Windows 10 nicht wie gewünscht, und Sie brauchen eine Fernwartung?

Wenn es nicht TeamViewer sein soll, bietet Ihnen Microsoft ein Gratis-Tool hierfür an: die Remotehilfe (über das interne Firmenetzwerk oder das Internet zugänglich).

  • Wählen Sie ‚Remotehilfe‘ im Suchfeld des Startmenüs
  • Das Tool startet auf dem zu wartenden Rechner und auf dem Rechner, von dem aus die Verbindung aufgebaut wird.

Die Remotehilfe ist in Windows 10 enthalten. Sie müssen nicht installieren, konfigueriern oder lizensieren – die Remotehilfe ist bereits in Windows 10 dabei!

Klingt gut? Lesen Sie den ganzen Fachartikel weiter bei IT-Business.de.

Ihre

Kerstin Armbrust

Chat-Software: Skype vs Skype for Business (Microsoft)

Kommunikation ausserhalb von Outlook – Microsoft bietet mit Skype und Skype for Business (dem ehemaligen Lync) gleich zwei Programme an. Was ist der Unterschied?

Skype (Skype Desktop) ist für Privatpersonen oder kleine Unternehmen gedacht – bis zu 20 Nutzer. Die Gratis-Software bietet viel, Telefonie, Audio-/Videoanrufe, Bildschirmübernahme (Desktop-Konferenzen). Sie ersetzt aber kein Festnetz, denn eine Notruf-Funktion gibt es nicht.

Skype for Buisness (kostenpflichtig) ist für größere Firmen gedacht und auch Bestandteil von Office 365. Innerhalb der gleichen Organisation sind Konferenzen mit geteilten PowerPoint-Präsentationen etc. möglich.

Geschäftsnummern sind integriert, externe Kontakt lassen sich hinzufügen, und die Sicherheit der Daten ist höher.

Hier finden Sie eine gute Übersicht:

 

MS Office – Leck im Formel-Editor – Update nötig!

In jedem Office-Programm ist im Register EInfügen ganz hinten rechts der Formel-Editor angesiedelt.

Um ältere Dokumente mit enthaltenen Formeln lesen zu können, ist er nach wie vor Bestandteil des Office-Paketes.

Vorsicht – es gibt eine Sicherheitslücke, denn beim Öffnen einer MS-Office-Datei (Word, Excel, PowerPoint et cetera) öffnet sich das Tool automatisch.

Hier finden Sie das passende Update direkt bei Microsoft:

Sicherheitsupdate für Office 2016, 32-Bit

Sicherheitsupdate für Office 2016, 64-Bit

Sicherheitsupdate für Office 2013, 32-Bit

Sicherheitsupdate für Office 2013, 64-Bit

Sicherheitsupdate für Office 2010, 32-Bit

Sicherheitsupdate für Office 2010, 64-Bit

Sicherheitsupdate für Office 2007

Quelle: Smart Tools Publishing, Smarttools.de

Denken Sie bitte daran – nur ein Rechner mit aktuellen Updates ist ein sicherer Rechner!

Einfach eingruppiert – Hinzugefügt-Werden zu Gruppen in Facebook und Whats App

Gestern ist es mir passiert – ich wurde ‚freundlich‘ in eine Gruppe zum Thema Abnehmen und Ernährung hinzugefügt. Mit der Meldung, es würde mich ja offensichtlich interessieren.

Wie kommt diese Frau dazu, mich einfach hinzuzufügen?

Ich habe mich gemeldet und ihr mitgeteilt, dass es mich aus diesen… und jenen Gründen nicht interessiert  – Fehler Nummer zwei!

So geht es richtig:

Werden Sie unerwünscht einer Gruppe hinzugefügt (ob Facebook oder Whats App), so verlassen Sie einfach die Gruppe – ohne jeden Kommentar!

Wichtig: Laut Bundesdatenschutzgesetz §3, Absatz 9 sind gerade Ihre Gesundheitsdaten besonders schützenswert. Geben Sie keine Daten über sich preis – Sie wissen nicht, wer auf der Gegenseite ist, ob es nicht ein automatischer Chatbot ist, der Informationen über Sie sammelt.

Gerade Informationen über chronische Krankheiten, Gewicht und Ernährung sind äußerst sensible persönliche Daten!

Mein Fazit:
Beim nächsten Mal verlasse ich kommentarlos die Gruppe – aufregen hilft nichts – und je weniger ich von mir mitteile und preisgebe, desto weniger interessant bleibe ich für künftige „Akquise-Aktionen“ dieser Art.

Excel: CSV-Dateien – ein schlummerndes Risiko

Woran denken Sie beim Thema Schadsoftware? Viren, Trojaner, Keylogger, Makro-Dateien (zum Beispiel Excel-Dateien, die Makros enthalten)?

Sicher nicht an das beliebte CSV-Importformat für Excel, oder? Sollten Sie aber! „Eigentlich“ ist CSV ja eine Textdatei, aber während des Importierens führt Excel Operationen aus, die zum Nachladen eines Trojaners genutzt werden kann.

Tipp: Achten Sie beim Nutzen von CSV-Dateien genau darauf, ob Warnmeldungen erscheinen. Diese bitte lesen und nicht einfach wegklicken!

Mehr zum Thema im Fachbeitrag des geschätzen Experten George Maurer: Link

Excel 2016 – neuer Titel ist veröffentlicht

Fertig! Nachgebessert und vervollständigt – mein Titel „Excel 2016 leicht und verständlich“ ist nun bereits in 2. Auflage 2017 beim KnowWare-Verlag erschienen.

Auch für Excel 2013 ist das Heft geeignet – auf  die Unterschiede zwischen beiden Versionen wird immer wieder hingewiesen.

Hier gehts zum neuen Titel.

Viel Spaß beim Lesen!

Popups contra Adblocker – Marktmissbrauch? Verkehrte Welt

Kennen Sie das?
Sie surfen entspannt im Internet, lesen auf der Website – und plötzlich poppt an der interessantesten Stelle eine Werbung auf, die Sie erst mühsam wieder wegklicken müssen, um weiterzulesen.

Kennen Sie das?

Zum Glück gibt es Programme, die solche Popups blockieren – Adblocker.

Adblock Plus ist eines davon, und wird zudem vom Hersteller Eveo gratis  angeboten.

Verkehrte Welt!

Pro Sieben, die Süddeutsche Zeitung und der Werbungs-Vermarkter IP Deutschland haben dagegen geklagt und seltsame Argumente wie das „Aushöhlen der Pressefreiheit“ geltend gemacht. Mittlerweile ist man beim Oberlandesgericht München angekommen. Dort haben die Richter Adblock Plus attestiert, dass es zwar einen Wettbewerb mit den Medienhäusern gebe, aber kein Marktmissbrauch vorliege.

Mein Vorschlag (nicht ganz ernst gemeint):

Bilden Sie sich bitte eine eigene Meinung darüber, ob es legal sein sollte, Adblocker zu verbieten, damit die Medienunternehmen in Ruhe Ihre Werbung schalten können …

Digitale Haus-Butler – digital vernetzt im Wohnzimmer 2.0

Kennen Sie die neuen digitalen Assistenten? Lautsprecher mit eingebautem W-LAN, die digital sogar Aufträge erledigen könn(t)en – je nach Ihrer persönlichen Bequemlichkeit

Sie heißen Alexa (von Amazon), Siri (von Apple) oder Google Home – kleine Geräte, die mit dem Internet verbunden sind und auf Wunsch Bossanova spielen, den Radiosender wechseln oder die Wettervorhersage abrufen und Ihnen sagen, wie weit es nach Andernach, der Vorzeigestadt für Urban Gardening, ist.

Die schicken Geräte machen, was sie sollen – sie hören zu. Allerdings wissen Sie und ich nicht, wer oder was auf der anderen Seite ebenfalls zuhört und was mit den Informationen aus Ihrem privaten Raum, Ihrem Zuhause geschieht.

Auf WhatsApp verbreitete sich dieses nicht ganz ernst gemeinste Video: Leben mit Sprachassistenten

Am 07. August 2017 hat Google mit Google Home nachgezogen.

Mit „OK Google“ (wie in der Google Smartphone-Suche auch) starten Sie den Assistenten. Alexa von Amazon wird beim Wort „Alexa“ aktiv.

Der renommierte Online-Journalist Jörg Schieb (www.schieb.de) stellt seine eigenen Erfahrungen mit Google Online und die anderen digitalen Assistenten hier ausführlich vor – mit Bildern und seriös recherchierten Fakten (ohne Fake News :-)).

Meine Meinung dazu:
Menschen sind analog – und digital unterstützt analog. Nicht andersherum.

Kerstin Armbrust-Krinn